Voy a atreverme a preguntarte a cuántas reuniones has asistido en las que alguna persona o varias no tenían ni la menor idea de para qué era la reunión, cuánto iba a durar, cuál era su papel en ella y, lo que es peor, se levantaban de la mesa con esas mismas cuestiones sin resolver.
Todavía sigue sorprendiéndonos que haya reuniones en las que misteriosamente las decisiones no se llevan a cabo o en las que las personas no se comprometen con las acciones que se proponen o simplemente se trata de una congregación de zombis, que están de cuerpo presente, pero su alma vuela libre muy muy lejos de allí, elevada a otros mundos mucho más interesantes…
Hay un gran número de factores que influyen en lo que ocurre en una reunión. Las reuniones son normalmente un magnífico reflejo de lo que ocurre en los equipos, en las organizaciones, en los sistemas.
Sin pretensiones, hoy me gustaría plantearte una herramienta práctica que puede contribuir a solventar algunas cuestiones que tienen que ver con la efectividad de una reunión. Se trata del check-in. Sí, sí, el mismo término que se usa en los hoteles cuando te dan tu habitación.
El check-in es simplemente una introducción que básicamente tiene como objetivo establecer un contexto compartido en cuanto a los objetivos y expectativas de la convocatoria, por un lado, y en cuanto a circunstancias externas que puedan estar influyendo en nuestra presencia y participación, por otro.
El check-in se estructura básicamente a través de tres preguntas:
- ¿Qué circunstancias, problemas o cuestiones hacen importante para mí y para el equipo esta reunión?
- ¿Qué resultado quiero obtener al final de la reunión? ¿Por qué estos resultados son importantes para mí o para el equipo?
- Cualquier información significativa (profesional o personal) que quiera compartir
Las dos primeras preguntas tienen que ver con la apropiación del contexto y el protagonismo y responsabilidad para con la reunión. Como persona puedo plantear cuestiones al equipo a las que necesito y necesitamos dar una respuesta.
La tercera cuestión tiene que ver con nuestra faceta de seres humanos, además de profesionales. Puede que yo o alguna persona de mi familia no se encuentre en su mejor momento de salud, puede que tenga cuestiones personales o profesionales que me preocupan y me generan ansiedad, puede que esté experimentando conflictos en el trabajo, etc. etc. etc.
A menos que tenga un espacio para expresar esas cuestiones y hacer partícipe al resto del equipo de mi contexto y circunstancias, mis preocupaciones se encargarán de rumiarme la energía que tengo disponible para que no pueda centrarme en lo que se convertirá en un bla, bla, bla,…
La participación en el check-in es voluntaria. Se puede pasar sin problema. Y resulta saludable definir cuánto tiempo se dedicará al mismo para evitar que se alargue en exceso o que nos desvíe de la agenda.
Como salida, la contrapartida del check-out para clarificar las tareas a las que me he comprometido, los temas de interés para mí que hayan podido quedar pendientes, así como mi reflexión final sobre el desarrollo de la reunión, resultan igual de saludables.
Cuando vivimos sometidos a presiones del mundo personal y profesional que tiran con igual fuerza, ¿qué efectividad creéis que puede tener el check-in para centrar a las personas?, ¿de qué manera esta herramienta puede contribuir a humanizar las relaciones profesionales? ¿desvelaría diferencias en términos de género?
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