La falta de planificación puede ser una de las causas principales para que una empresa o proyecto fracase. La planificación puede calificarse como la capacidad para pensar en el futuro y anticiparse oportunamente para alcanzar una meta o ejecutar correctamente una tarea.

La planificación adecuada requiere contar con toda la información y, además, con capacidades ejecutivas que nos permitan sintetizar los datos, priorizar, establecer pasos en la consecución de los objetivos, etc. La buena noticia es que, como todas las capacidades, puede trabajarse.

Existen gran número de factores que pueden desembocar en una ausencia de planificación o en una mala planificación. Entre los más habituales podrían subrayarse:

• La falta de visión. Como mencionábamos en un post anterior relativo al propósito de nuestra empresa, el primer requisito para lograr nuestros objetivos es tener una meta, una visión clara y definida de dónde queremos llegar.
• En ocasiones, esa falta de definición puede estar escondiendo una falta de confianza en nuestras capacidades, es decir, una autoeficacia baja o grandes incertidumbres en relación con el proyecto.
• Es posible que quizá no contemos con toda la información necesaria para desarrollar un plan de acción, en cuyo caso, deberíamos subsanar esa deficiencia.
• Normalmente, cuando no planificamos adecuadamente nuestra vida laboral también solemos tener dificultades para planificar otras áreas de nuestra vida. Se trata, por tanto, de una habilidad que se puede trabajar y modelar para poder aplicarse a distintos fines.
• En ocasiones, la presión por responder a las exigencias no previstas por la ausencia de planificación, hace que quede poco espacio para la flexibilidad y creatividad a la hora de dar respuesta a los problemas de nuestra empresa. La falta de innovación repercutirá ineludiblemente en la productividad.
• Dificultades para anticipar las consecuencias de nuestros actos también pueden ser causa de una ausencia de planificación.
• Problemas para marcar prioridades o decidir el orden en el que hay que ejecutar las acciones pueden estar escondiendo conflictos o ambigüedades entre nuestras metas. Quizá sea preciso retroceder un paso y analizar la congruencia de lo que nos hemos elegido como objetivo.

• Distracciones continuas, falta de foco, olvidos frecuentes son hábitos aprendidos sobre los que debemos ganar consciencia para poderlos analizar y corregir.
• Dificultades para pensar o hacer varias cosas a la vez implican directamente habilidades esenciales para hacer frente a las cada vez más exigentes demandas de nuestra empresa.
• Dificultades para calcular correctamente el tiempo que nos va a llevar la realización de las tareas y para realizar ajustes al respecto: o demasiado rápido (y de manera descuidada) o demasiado lento (abandonando otras actividades).

Entre los problemas o repercusiones que acarrea la falta de planificación podríamos mencionar:

• La ausencia de planificación conduce a una falta de rumbo. Es habitual sentir desbordamiento por la sensación de tener que atender a múltiples cuestiones urgentes, sin saber a ciencia cierta si eso que nos quita nuestro tiempo es realmente importante o no.
• La falta de planificación hace que la energía se disperse y resulte inviable medir el progreso y el avance hacia nuestros objetivos.
• El no saber a qué atenerse, a qué dedicar nuestra energía, cuál son los proyectos o acciones prioritarias a corto, medio y largo plazo da a lugar a altos niveles de estrés y ansiedad que pueden cronificarse y tener repercusión en nuestra salud, somatizando sus síntomas.
• En ocasiones para compensar la falta de planificación, nos instalamos en un nivel de actividad sumamente exigente que nos lleva a jornadas interminables, con horarios descontrolados que inevitablemente acaban salpicando negativamente a otros ámbitos de nuestra vida.
• Si nuestras dificultades de planificación no son exclusivas del ámbito laboral, que suele ser lo más habitual, se producirán desequilibrios personales en otros aspectos de nuestra vida: alimentación, práctica deportiva, salud, gestión financiera, …
• La mala planificación también hace que se resientan nuestras relaciones personales, ya que se producen malentendidos, surgen desacuerdos, la presión del tiempo no contribuye a conversaciones pausadas y positivas, etc.
• El desbordamiento de tareas que se produce ante la ausencia de planificación nos provoca una exigencia desmedida o mecanismos de delegación improvisados que generan malestar y no suelen dar una respuesta adecuada a lo que se precisa.

Entre las soluciones y herramientas para planificar adecuadamente, podemos trabajar las siguientes:

Marca el rumbo

• Detalla y describe de manera lo más concreta posible, la visión de futuro que te gustaría conseguir.
• Realiza un análisis DAFO, en el que recojas las debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades de tu empresa desde su perspectiva interna y en relación con su entorno y área de influencia.
• Divide el propósito general en divisiones sucesivas, tal como detallábamos en la introducción, de la siguiente manera:
  • Propósito: tu objetivo general.
  • Metas que son direccionales, pero con final abierto.
  • Objetivos que tienen un final cerrado e incorporan indicadores de medición.
  • Acciones o tareas concretas y definidas con fecha de realización concreta.
• Define los resultados que esperas utilizando un lenguaje fácil para ti y de forma suficientemente específica para que puedas convertirlos en acciones.

Gestiona el día a día

• Crea listas de tareas diarias, semanales y mensuales y jerarquiza la importancia de cada una de ellas.
• Selecciona tareas que debas delegar. Comunica adecuadamente las tareas que delegas, cómo deben realizarse, en qué plazo, con qué formato, etc.
• Utiliza herramientas digitales que puedan ayudarte en la elaboración y seguimiento de tus planes de acción.
• Selecciona los indicadores en los que vas a apoyarte para verificar el avance en tus progresos, mide y evalúa.

• Estate preparada para realizar ajustes en función del progreso de tus tareas. Sé flexible con el cómo.

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